复印机租赁是近年来新兴的一种办公设备服务。一般由办公设备公司提供复印机设备，并负责后续的维护，包括耗材配件，企业只需按月或年按张付费。

量化使用成本

        通过租赁获得的复印机，除了按约定的单价支付复印费和自备复印纸外，不承担任何费用，如耗 材、维修等。同时，也不为机器的磨损和废弃之后的处置问题而担心。企业将只根据打印量来控制办公费用。假如你的办公室很庞大，设备使用率相当高，租约可以帮助你设定一个方案，包括设备的特征、数量，具体租金、结算方式，特别的条款约定等，让您的成本更加细化，明确。

将风险降到最低

        如果自己购买一台复印机，对新机器的价格，商家服务保障，质量可靠度等因素是无法衡量的。在后期耗材的使用上，又存在成本与质量的矛盾。而租赁复印机不仅可以在出现问题时，获得服务商的免费维护或更换同档次的机型，耗材也是由服务商一手包办。一般复印机的寿命在三至五年，而如果选择租赁的话，根本不用担心它的寿命问题。

灵活性强        

       随着企业规模的扩大或转变，对复印机功能和性能的需求也可能有所调整。比如以前对速度要求不大，能复印就行，而现在希望达到较高的复印速度;或者需要扩展网络功能、扫描功能等。如果是租赁，只需与服务商协调换机就可以了，不必付出额外的费用。租金支付的费用可以减少所得税。

清理费用

除人为因素损坏，办公设备的正常维护费用、清洁费用、碳粉等耗材费用一般情况下均由租赁公司承担，大多租赁公司并不保证使用原装耗材，但承诺打印质量能满足用户需求。该条款需双方事先协商，并写入合同。   
用户保障

  租赁商将设备的租金和租赁期间发生的所有耗材、零件、维修保养等费用，用户以“租金+抄表”的方式来结算的一种租用方式称复印机租赁。可想而知，如果租赁商提供的设备频繁发生故障，使维修成本不断的抬高，如果再加上使用假冒伪劣商品而导致维修率超标，最终还是租赁商的利益，这不是聪明的租赁商所为。从利益角度考虑，租赁商将为用户提供最有保障的服务。
1.租机不用担心设备老化报废(所有权归租赁方，也正在因为此，客户就不必负担设备因老化而报废的风险。)
2.可任选最适用的机型（对于购买者来说，买一台机子发现它与现在的工作量不配速度过慢影响工作，且维护起来也麻烦,租凭可随时调换更便条的复印机，月租也会适当调整)
3.免费上门维护(购机者每年得花600元钱维护设备，否则你别想顺利地使用它；对于租机者，维护费由租凭方承担)
4.免费上门解决故障（购机者遇到稍大点的故障，报告商家后，一般需要好几天才能得到解决，影响了工作，造成不必要的损失，而租赁方在接到故障报告后，几小时内解决问题。）
5.免费提供优质耗材，免费上门加碳粉
6.免费提供备用机（对复印量大，工作繁忙，维修路程远，信誉良好的贵宾客户，可免费提供备用机，以保证客户工作的高度延续性）
7.节省办公费用
例如：就以一台复印机单张成本核算，一台中档机的价格约为18000元，市面上的各品牌复印机的寿合一般为复印量50万张左右，具体计算如下：
购机用户——如果用户月复印量为10000张，则每年复印的费用支出为：
0.1309元/张×10000张×12个月+600（最低维修费）=16308元。
租赁用户——费用为0.08元/张×再无其它费用支出，用户租机年费用仅：
0.08元/张×10000张×12个月=9600元。